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Executive Assistant - H22768

Pubblicato
20/09/2022

Sede
02 - Italia/Toscana/Firenze

Il Contesto

Il nostro Cliente è un prestigioso gruppo imprenditoriale italiano, diversificato e di prestigio internazionale.

Il Ruolo

L’Assistente di Presidenza affianca l'Executive Manager, ne facilita il lavoro prevenendone tutte le esigenze e diventandone un  partner nel business dell’azienda grazie ad una visione globale dei processi, delle relazioni e dei flussi di informazione interni
all’organizzazione e grazie ad una piena consapevolezza delle proprie responsabilità.

La posizione supporta le attività di office management e si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne, sia di attività di front-office e relazioni esterne.
Attività e mansioni principali:
  • Gestire la corrispondenza in entrata/uscita della Presidenza e filtro delle relative comunicazioni e telefonate;
  • Organizzare l’agenda, i viaggi, gli impegni ed i meeting (riunioni, appuntamenti, conferenze stampa, pranzi di lavoro e booking eventuali trasferte…);
  • Redigere documenti ufficiali, oltre la reportistica periodica della Direzione;
  • Gestione delle comunicazioni e dei documenti indirizzati ai vari responsabili interni;
  • Predisposizione di comunicazioni e lettere istituzionali verso l’esterno;
  • Gestione di archivi di documenti riservati;
  • Gestione delle agende di altri Dirigenti;
  • Accoglienza di clienti, fornitori, partner.

I Requisiti

  • Precedente significativa esperienza nel ruolo (segreteria di alta direzione, office management, operations, public relations…) all’ interno di contesti manageriali internazionali e/o grandi aziende imprenditoriali modernamente organizzate;
  • Fluente conoscenza della lingua inglese parlata e scritta; conoscenza di altre lingue straniere;
  • Buona conoscenza dei principali sistemi informatici (utilizzo del PC, e-mail, Internet, Outlook, programmi per la gestione e archiviazione di dati, compilazione di fogli di calcolo);
  • È necessaria una formazione culturale di livello superiore; gradita la Laurea;
  • Riservatezza, discrezione e affidabilità;
  • Elevate doti relazionali, organizzative e di multitasking, ossia capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente;
  • Maturità personale e capacità di mediazione e resistenza allo stress;
  • Gestione delle priorità e delle scadenze e capacità di ottimizzazione dei processi operativi;
  • Capacità di relazioni anche a livello internazionale;
  • Ottima capacità di comunicazione scritta e stesura di relazioni e comunicati;
  • Attitudine alla creazione di un clima di collaborazione positivo e vantaggioso per l’intera organizzazione;
  • Flessibilità operativa;
  • Atteggiamento proattivo e capacità di problem solving.

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